Adaptarnos a la “nueva normalidad” post COVID-19 nos exige establecer una cultura ágil para asimilar nuevos procesos y nuevas formas de trabajo. En este artículo conocerás por qué es importante formar un equipo de mantenimiento ágil, cómo promover la agilidad en las áreas de mantenimiento y cómo puedes apoyarte en herramientas digitales para agilizar la colaboración entre las personas involucradas en la gestión de mantenimiento de tu empresa.
¿Por qué es más importante que nunca formar equipos de mantenimiento ágiles?
El COVID-19 ha generado un evento de cambio significativo y los periodos de cambio siempre generan incertidumbre. Nadie sabe con certeza cómo evolucionará el virus; sin embargo, existe la posibilidad que se generen nuevas olas de contagio y, con ello, cierres y reaperturas focalizadas de tus locales. Ser ágil te permitirá adaptarte a estos momentos de incertidumbre y a los constantes cambios que continuaremos viendo en el mundo como por ejemplo, escenarios de regulación cambiante y la incorporación de los nuevos protocolos de seguridad sanitaria a nivel local, municipal o regional.
Asimismo, escenarios de mucha incertidumbre dificultan la planificación de los recursos en el largo plazo. Adoptar metodologías de trabajo ágiles ayudarán a tu equipo a planificar su trabajo en ciclos cortos y adaptarlos según la evolución de tu negocio, la economía o los niveles de contagios.
Finalmente, el distanciamiento social y la nueva realidad económica de las empresas tendrán un impacto en cómo se organizan los equipos de trabajo durante y post-COVID. Eventos de contagio o restricciones de movilización por cuarentenas focalizadas pueden generar periodos donde tu empresa o tus proveedores no cuenten con la misma cantidad de recursos. Mantener procesos y estructuras de trabajo ágiles permitirá a tu equipo de mantenimiento tener la flexibilidad para adaptarse a nuevas formas de trabajo (ej: diagnóstico remoto, colaboración digital, etc) que te ayuden a seguir siendo eficiente a pesar de las restricciones.
¿Cómo puedes promover la AGILIDAD en tu área de mantenimiento?
Establece procesos claros, simples y estándares. Revisa si cada persona de tu equipo sigue los mismos procesos o tienen formas de trabajo distinta: ¿quién reporta las incidencias?, ¿cómo las reporta?, ¿cómo se priorizan?, ¿cómo te comunicas con tu equipo?, ¿cómo supervisas los trabajos? Mientras más grande sea tu equipo de trabajo o más locales gestiones, es más probable que se generen estilos de trabajo distintos. Define metodologías de trabajo estándares y comunícalos a técnicos y proveedores. En esta coyuntura, tener procesos estándares te ayudará aún más para mantener espacios seguros en todos tus locales.
Define roles y responsables claros: ¿Cada proceso tiene responsables definidos? Si no hay claridad sobre quién es responsable de completar una tarea, algunas quedarán inconclusas o tardarán en resolverse porque nadie las asumirá como propias. Al inverso, si los roles están bien definidos se evitan repreguntas que retrasan la resolución de los pendientes. Predefine a los responsables de cada tarea en función del tipo de servicio o de la ubicación donde se deben realizar los trabajos de mantenimiento.
Establece métricas e incentivos que alineen los comportamientos: ¿Tu equipo conoce y monitorea indicadores de gestión clave? Establecer métricas operativas, objetivas y accionables te ayudarán a alinear a tu equipo a un objetivo común, a tener mayor visibilidad de tu proceso, identificar cuellos de botella en él y a agilizarlo. También puedes establecer métricas compartidas con tus proveedores que te permitan fortalecer relaciones con ellos.
Mantén un sólo canal de comunicación: ¿Te comunicas con tu personal y proveedores mediante emails, chats y mensajes de textos? Mientras más canales de comunicación existan, más aumentará la complejidad para hacer un seguimiento eficiente a la resolución de tus incidencias de mantenimiento. Además, al utilizar múltiples canales desconectados entre sí se pierde información valiosa, se generan retrasos por las idas y venidas de información, y se reduce la productividad de tu personal. Elige 1 solo canal e inclúyelo en tu proceso.
¿Por qué apoyarte en herramientas digitales para promover la agilidad en tu área de mantenimiento?
Fomentar la agilidad de tu equipo sin herramientas tecnológicas adecuadas puede volverse una tarea compleja ya que implica tener que facilitar la adopción de tus procesos, automatizar la asignación de responsables, mantener canales centralizados de comunicación y hacer seguimiento a métricas que alineen objetivos.
Por ello, te sugerimos apoyarte en herramientas digitales colaborativas que te permitan estandarizar procesos, políticas y planes, modificarlos y comunicarlos rápidamente según te exijan las circunstancias; herramientas que faciliten a tu personal y proveedores registrar sus avances y a hacerles seguimiento en tiempo real y; finalmente, herramientas que consoliden tu información y te presenten dashboards inteligentes que te ayuden a agilizar la tomar decisiones y la ejecución de tus tareas de mantenimiento.
De acuerdo con McKinsey las herramientas de colaboración digital tienen el potencial de generar más de US$ 100 mil millones en valor para las empresas en el mundo ya que permite aumentos de productividad de 20% - 30% en procesos de trabajo como los de gestión de mantenimiento, gestión de proveedores y análisis de causa-raíz de defectos de equipos.
En mantenimiento, problemas típicos como la poca documentación del trabajo, registros y seguimiento manual, problemas de transferencia de conocimiento y de comunicación entre los stakeholders pueden ser resueltos con el uso de sistemas que permitan el trabajo colaborativo digital.
Por ejemplo, un técnico de mantenimiento puede levantar información usando un checklist digital y generar una orden de trabajo (OT) automática desde su celular en caso hayan parámetros fuera de rango. Con esta información, el coordinador puede visualizar centralmente la OT y solicitar la cotización de un proveedor experto. Al mantener la información centralizada, todos los involucrados pueden hacer seguimiento al avance del trabajo de manera remota. El proveedor cuenta con más información para realizar un diagnostico de la falla y evita traslados innecesarios. Finalmente, una vez ejecutado el trabajo, el proveedor puede cargar el sustento del trabajo para facilitar la supervisión y cierre de los pendientes. Estos flujos de trabajo ágiles, pueden, por ende, ayudarte a reducir los tiempo de para de los equipos y los costos de mantenimiento para todas las partes.
Conclusión
Mientras continúe la pandemia COVID-19, la forma en que vivimos y hacemos negocios seguirá cambiando. Este escenario de mucha incertidumbre nos exige adoptar una cultura ágil para poder adaptarnos a nuevas regulaciones y nuevas formas de planificar, organizar y ejecutar el trabajo. Para promover la agilidad en tu área de mantenimiento te recomendamos establecer procesos estándares, definir responsables y métricas claras, centralizar tu información y tus canales de comunicación. Para esto, puedes apoyarte en herramientas digitales que faciliten la coordinación entre tus técnicos y proveedores; que consoliden tu información y te presenten dashboards inteligentes que faciliten tu toma de decisiones. Estas herramientas digitales pueden ayudarte a aumentar la productividad de tu área en un 20% - 30%, reducir los tiempo de para de tus equipos y disminuir tus costos de mantenimiento.