Para muchos directores de Mantenimiento es un gran desafío tener información consolidada, en tiempo real, sobre las distintas actividades que realiza el equipo de trabajo. Hacer seguimiento es difícil.
Este podría ser tu caso. Supongamos que estás monitoreando a tu personal, que está ubicado en diferentes lugares de la ciudad, atendiendo distintas solicitudes. Si tienes muchos equipos, proveedores y varias ubicaciones de las que eres responsable, recordar la información de todos los trabajos realizados durante el día no será fácil. En la noche, te preguntarás cómo terminó la jornada y, francamente, no tendrás certeza. El panorama no ha quedado claro.
En general, el área de Mantenimiento debe hacer seguimiento a:
La ejecución del plan de mantenimiento
La vigencia de certificados de operatividad de sus equipos
El cumplimiento de la normativa y regulación relevante
El uso de sus recursos: el personal, stock de repuestos o herramientas de trabajo
Claramente, hacerle seguimiento a tantas tareas requiere de mucho esfuerzo.
Entonces, ¿cómo empezar a simplificar el seguimiento?
Ideas para mejorar el seguimiento
A groso modo, hacer el seguimiento a las tareas o Plan de Mantenimiento será más sencillo siguiendo los siguientes puntos:
Lleva un registro ordenado y actualizado de los equipos, de preferencia codificados
Lleva un registro ordenado de las tareas a supervisar
Estandariza tu proceso de seguimiento y cierre de tareas
Establece mecanismos para el control de cada etapa del proceso
Alinea al equipo definiendo objetivos con indicadores medibles y accionables
Centraliza la información y comparte las actualizaciones con tu equipo
¿Cómo llevar un registro ordenado de tareas de mantenimiento?
Llevar un registro organizado y tener procesos estandarizados es clave pues contendrá información valiosa, que será útil más adelante para evaluar indicadores y planear. Un registro ordenado deberá tener al menos estos datos:
#1 Cuál es la tarea a resolver: qué tipo de tarea es, a qué tipo de equipo está asociada, quién lo solicita, de qué se trata el requerimiento.
#2 Fechas Clave: cuando se ingresó, para cuando se programó?
#3 Quién atenderá la tarea: qué técnico(s) interno(s) o qué proveedor externo?
#4 Quién será el responsable: si son varios involucrados en la atención, quién se asignó como responsable que vigile la ejecución y cierre.
#5 Qué recursos se emplearán: horas hombre, materiales, repuestos, transporte
#6 Ejecución: Tener fichas estándares de ejecución donde quede asentado el trabajo realizado
Cuándo se atendió?
Número de personas involucradas en la atención;
Horas Hombre dedicadas;
Costo de mano de obra;
Repuestos utilizados;
Costo de repuestos;
Servicios de terceros utilizados; y
Otros gastos (transporte, viáticos, alimentación, materiales).
#7 Conformidad del servicio: quien emitió la conformidad y cuándo?
#8 Cierre del pendiente: Es importante que exista un proceso de cierre del pendiente, donde se comparan los recursos planificados vs los empleados y se revisa que la información mencionada ha sido registrada.
¿Qué herramientas puedes usar para el registro?
Básicamente, existen tres formas de proceder para ordenar la labor de seguimiento.
La primera, la más clásica. Papel y lápiz. Las fichas todavía se usan. Es un método inseguro. Los papeles se pueden perder, olvidar. Consolidar la información genera carga operativa innecesaria al equipo.
La segunda forma es una hoja de calculo (ej. Excel, Google Sheet, etc). Estos programas han sido utilizados por equipos de mantenimiento. Sin embargo, en la medida en que los activos de la compañía crecen y son más y más equipos e instalaciones que se deben atender, no resulta tan práctico. Los archivos se pierden, se vuelen lentos a medida que crece el volumen de información que contienen , es difícil construir KPIS, etc.
La tercera es la tendencia actual, las plataformas digitales de gestión de mantenimiento: las plataformas consolidan la información en la nube, presentan la información de una manera amigable, son accesibles para todos los involucrados desde teléfonos inteligentes; y facilitan todas las etapas de la gestión de mantenimiento, desde la organización y estandarización de los activos, el seguimiento, la planificación y la predicción. Finalmente, aumentan tu visibilidad ya te permiten obtener indicadores claves sobre los pendientes de tu organización.
¿Que indicadores establecer?
Una buena gestión de seguimiento arroja datos de gran valor. Establecer métricas con estos datos te permitirá alinear a tu equipo de trabajo con objetivos en común y te dará tranquilidad ya que tendrás un mejor control de tu operación al conocer el avance de cumplimiento de los pendientes, el tiempo de respuesta del área de Mantenimiento en atenderlos y el detalle de los gastos asociados a tu gestión.
Al final del día, de la semana, del mes, tendrás estos indicadores:
Pendientes ingresados vs atendidos, te arrojará el porcentaje de cumplimiento. Puedes detallarlo por responsable, ubicación o tipo de activo.
Tiempo de respuesta: el seguimiento mide la eficiencia en el proceso de solución de pendientes, es decir, medir cuánto tiempo se requirió para asignar un responsable, en programar el servicio, en localizar el proveedor, programar, comenzar la ejecución y hacer el cierre del trabajo.
Gasto Planificado vs Real: el registro te ayudará a llevar la cuenta de los gastos para saber en detalle en qué equipos gastas, en qué repuestos o qué causa una desviación en gasto y tomar decisiones.
Conclusión
Hacer seguimiento a las tareas de mantenimiento es una labor compleja. Tener un registro ordenado y plantillas de tareas o inspección estandarizadas son una buena práctica que facilita el seguimiento y ejecución de los pendientes. Para lograr esto, puedes apoyarte en un sistema de mantenimiento, con el que el seguimiento te consumirá menos tiempo y esfuerzo. Estableciendo indicadores de gestión podrás monitorear el avance de tu equipo, tiempos de respuestas y tener control sobre tus gastos.
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