5 pasos para empezar a mejorar la gestión de mantenimiento

Gestionar el mantenimiento de los activos de las empresas es complicado. Los que trabajan en mantenimiento conocen lo que es trabajar en un estado de alerta permanente. Son comunes las llamadas de emergencia en la noche y las fallas justo antes de un pico de alta demanda.

Esto sucede porque en muchas compañías, el mantenimiento sigue siendo reactivo y no planificado, lo cual genera un alto desgaste del personal, situaciones de alto riesgo e ineficiencias en la organización.

Adicionalmente, tener órdenes de trabajo en papeles y hojas de cálculo genera mucho trabajo administrativo al personal de mantenimiento, dificultando el seguimiento de los pendientes y el control de la operación.

Todo gerente de mantenimiento aspira a reducir estos niveles de angustia, evitar las fallas de los equipos y hasta poder predecir una antes de que suceda. Pero, ¿Cómo empezar a mejorar la gestión de mantenimiento?

Te explicamos cinco pasos que puedes seguir para empezar el cambio:

Identifica qué tipo de activos tiene tu organización

Muchas empresas no cuentan con un inventario de activos operativo actualizado. Realizar uno puede resultar costoso y tomar varios meses. Que contabilidad no ordene un inventario no es excusa. Empieza uno rápido, desde el área de mantenimiento, respondiendo las siguientes preguntas:

• ¿Qué TIPO de activos tengo?

• ¿Cuáles son los más relevantes para mi organización?

• Prueba la regla de Pareto 80/20. ¿Cuál es el 20% de los equipos que me genera el 80% de las fallas o del gasto de mantenimiento?

Una vez resuelto esto:

• Identifícalos y elige una grupo de equipos en cual enfocarte.

• Para este grupo de equipos, realiza un inventario más detallado que te ayude a entender cuántos de esos equipos tienes, dónde están ubicados, características que consideres relevantes y en qué estado están.

Por supuesto, la idea es recoger información, pero de manera organizada, sistematizada. Conoce más sobre cómo empezar a ordenar tu inventario de equipos.

Establece un Plan de Mantenimiento

Una vez que has identificado los equipos que tienes dentro del grupo de equipos elegido, la siguiente pregunta a responder es qué tareas conlleva el mantenimiento de estos equipos? Si en tu día a día inviertes muchas horas en resolver problemas de mantenimiento no planificados, es seguro que estás incurriendo en: más gasto, más tiempo y riesgos innecesarios.

Existen diferentes estrategias que puedes seguir en el mantenimiento de tus equipos. El plan de mantenimiento puede resultar de una combinación de distintas estrategias para cada equipo como : optar por un plan mantenimiento predictivo para un equipo crítico y mantener un mantenimiento correctivo programado para equipos que no son centrales para la operación. Lo importante es elegir la estrategia adecuada para cada tipo de equipo. La elección dependerá de factores como el costo total de que el equipo falle versus el costo de monitoreo del equipo. De este modo se puede realizar un análisis costo – beneficio y elegir la estrategia que resulte más costo -eficiente para cada tipo de equipo. Conoce cómo hacer un buen plan de mantenimiento.

Mejora el seguimiento de las tareas de mantenimiento

Ya tienes un plan. Ahora, ¿cómo asegurarse que se ejecute? Hacer seguimiento de las tareas de mantenimiento es complejo si la información se mantiene fragmentada o poco organizada. Por ende:

• Establece una cultura de orden y organización en tu equipo de trabajo donde se defina cómo organizar la información de los equipos, cómo registrar las tareas, qué procesos de seguimiento y control establecer y cómo mantener la información actualizada, al día.

• Establece métricas e indicadores relevantes para el seguimiento de tareas.

• Apóyate de herramientas tecnológicas que aumenten tu visibilidad para un mejor seguimiento de los pendientes de tu área de mantenimiento.

Conoce cómo mejorar el seguimiento a tus tareas y pendientes de mantenimiento.

Digitaliza y automatiza tus procesos

Este es el momento crucial. Comienza a migrar a un sistema que permita digitalizar tus procesos de mantenimiento. Busca un sistema que te permita:

• Reducir el papeleo y el tiempo invertido por el personal en consolidar información crucial del mantenimiento en excel.

• Mantener una base de datos centralizada con toda la información del mantenimiento de tu empresa de tal manera que sea de fácil acceso para tu equipo de mantenimiento. Todos aportan a la data y eso se traduce en un método de trabajo estandarizado del cual obtendrás información valiosa que podrás analizar para mejorar las métricas que definiste en el Paso #3.

• Generar pendientes de manera automática en función a las necesidades de mantenimiento definidas por tu equipo para el/los tipos de equipo en los que decidiste enfocarte.

El resultado de este proceso es la optimización del tiempo del equipo de Mantenimiento, un mejor seguimiento y planificación de pendientes que finalmente llevarán a mejorar la disponibilidad de los equipos, la vida útil de estos y optimizar los gastos.

Explota la data para prevenir y predecir fallas

Poder prevenir y predecir fallas en los equipos y activos que una empresa opera es el sueño de todo aquel que trabaje en Mantenimiento y por supuesto, de la gerencia: Es decir, minimizar cualquier evento no planificado que afecte la operación de la empresa.

Teniendo la información centralizada, digital y disponible podrás eliminar horas consolidando y procesando data para poder tener indicadores como : Tareas programadas vs atendidas, tiempo medio de reparación (MTTR), tiempo medio entre fallas (MTBF), disponibilidad, gasto vs presupuesto, entre otros.

Conclusión

El reto hacia una gestión de mantenimiento más eficiente empieza con saber qué equipos tengo y mantener el inventario actualizado, establecer un Plan de Mantenimiento, llevar un registro ordenado de los pendientes y realizar un adecuado seguimiento a estos. Migrar a un sistema que permita digitalizar los procesos de mantenimiento generará un cambio significativo en la gestión.

Para todo gerente de mantenimiento, una herramienta digital simple de usar, que le apoye en su gestión, es crucial para pasar de ser el “bombero apaga-incendios” a el mejor amigo de la organización.