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  • Diego Mego

¿Cómo hacer un plan de mantenimiento?


Si en tu día a día, inviertes muchas horas en resolver problemas de mantenimiento no planificado, eres parte de un gran número de equipos de mantenimiento que convive con altos costos de mantenimiento, emergencias y dolores de cabeza.

¿Por qué el mantenimiento no planificado es un problema para tu empresa?

#1 Te cuesta más dinero:

  • Te genera venta pérdida o pérdida de producción por el equipo parado

  • Asumes el mayor precio de repuestos comprados a última hora y el envío urgente ante la emergencia

  • Utilizas más recursos manuales (horas hombre, horas extra) para compensar la pérdida de producción y las ineficiencias operativas que te generan las fallas no planificadas

#2 Inviertes más tiempo

  • Pierdes tiempo en diagnosticar la causa de una falla

  • Las emergencias interfieren con tu trabajo programado existente

  • Alargas turnos para reponer el tiempo perdido

#3: Asumes riesgos innecesarios

  • De seguridad

  • De calidad

  • De operación

Claramente, la situación puede mejorar. Estás a tiempo de implementar un plan de mantenimiento.

¿Qué es el mantenimiento planificado?

El mantenimiento planificado se refiere a cualquier actividad de mantenimiento documentada, programada y realizada. Estableciendo un buen plan de mantenimiento lograrás:

  • Menos acciones reactivas y correctivas

  • Menor costo de las reparaciones (en tiempo y dinero)

  • Menos accidentes laborales

  • Menores incidentes con terceros por daños o desperfectos

  • Mayor disponibilidad de los equipos y bienes

  • Mayor vida útil de los activos

  • Mayor productividad de tu organización

¿Qué tipo de Mantenimiento Planificado puedes aplicar?

Existen varias estrategias de mantenimiento planificado que se diferencian por el costo en tiempo y recursos que requiere su monitoreo y ejecución:

  • Mantenimiento correctivo programado: Implica usar el equipo o pieza hasta que falle, momento en el que se arregla o reemplaza. No debe confundirse con el mantenimiento reactivo. En el caso del mantenimiento correctivo programado, se anticipan las consecuencias de la inacción y se tiene un plan de acción para el momento de falla. En el mantenimiento reactivo, las fallas son fruto del mal uso o negligencia, no se conocen las consecuencias y no se cuenta con un plan. El mantenimiento correctivo programado requiere menor inversión en monitoreo del activo.

  • Mantenimiento basado en fechas: Se programa una orden de trabajo recurrente para cuando se alcance un intervalo de tiempo específico. Por ejemplo: mantenimiento quincenal, trimestral, semestral.

  • Mantenimiento basado en el uso: Se registran las lecturas del medidor. Cuando se alcanza una unidad específica, se crea una orden de trabajo para el mantenimiento de rutina. Por ejemplo: mantenimiento en función de las horas de trabajo, km recorridos.

  • Mantenimiento condicional: Estrategia de mantenimiento que basa sus acciones en un análisis previo de mediciones del equipo. Por ejemplo, parámetros como presión, nivel, flujo, etc.

  • Mantenimiento predictivo: Es un tipo de mantenimiento condicional que monitorea el estado de los activos utilizando dispositivos sensores. Estos sensores generan datos en tiempo real que se usan para predecir y evitar potenciales fallas en el equipo. Este tipo de mantenimiento es el más costoso.

¿Cómo hacer un plan de mantenimiento?

Para hacer un buen plan de mantenimiento, puedes aplicar los siguientes pasos:

#1 Define un listado de equipos y clasifícalos

Tener un acertado inventario y una correcta clasificación de los activos es clave para poder definir qué estrategia aplicar para cada grupo de equipos. Conoce cómo hacer un inventario de equipos para mantenimiento.

#2 Define una estrategia para cada tipo de equipo

Tu organización puede convivir con diferentes tipos de mantenimiento. Por ejemplo, un plan de mantenimiento correctivo para el cambio de luminarias y un plan de mantenimiento predictivo para un activo crítico en tu operación. Lo importante es que exista un plan.

Para ayudarte a decidir qué tipo de mantenimiento aplicar a cada grupo de equipos, responde estas preguntas:

  • ¿Cuáles son los protocolos de fábrica de los equipos y las recomendaciones técnicas ?

  • ¿Cuáles son los riesgos de que el equipo falle?

  • ¿Cuál es el perjuicio a la reputación de marca?

  • ¿Cuál es el impacto en producción/venta si el equipo falla?

  • ¿Cuál es el costo de reposición del equipo?

  • ¿Cuál es el costo de monitorear el estado del equipo?

Mientras los costos y riesgos de falla sean más altos y el costo de monitoreo sea menor, se justificará aplicar un plan de mantenimiento más exhaustivo y frecuente.

#3 Define un listado de tareas estandarizado

El plan es un resumen detallado de las labores que se harán para prevenir fallos inesperados en cada uno de los activos (equipos e instalaciones).

Revisar el manual técnico de fábrica suele ser un buen paso inicial para empezar a definirlas:

  • ¿Cuáles son las condiciones de instalación básicas adecuadas para que el equipo opere? En muchos casos los equipos fallan porque no se mantienen las condiciones ambientales/ físicas que el equipo requiere para operar adecuadamente. Es importante revisar cada cierto tiempo si estas condiciones físicas se mantienen o si han cambiado.

  • Cuáles son las condiciones de operación: ¿cómo se debe operar el equipo?, ¿esto se cumple?

  • En muchos casos vale la pena incorporar al operario del equipo para que realice actividades de limpieza y cuidado básicos al equipo. Lista las tareas que deberían realizarse en el plan de mantenimiento autónomo según el manual de usuario. Entrénalos y empodéralos.

También es de utilidad agrupar los equipos en categorías y asignar a cada uno un protocolo de mantenimiento común, con una serie de tareas que son relevantes a ese tipo de equipo, pero independientes de quien sea el fabricante.

Una vez puesto en marcha el plan puede afinarse planteando las tareas sobre la base de un análisis de tipos de falla.

#4 Define los tiempos y periodicidad

Detalla la frecuencia con la que se debe realizar cada tarea, de acuerdo con:

  • Las recomendaciones técnicas: del fabricante y/o de las normas vigentes.

  • La historia del activo: antigüedad del equipo, frecuencia de fallas, ubicación.

El plan te permitirá visualizar la carga de trabajo de las tareas presentes y futuras y tomar acción sobre esto. Por ejemplo, cómo asignar los recursos de manera eficiente para poder ejecutar el plan.

#5 Asigna los recursos

El plan mostrará las necesidades de mano de obra, contratistas o personal de la empresa para realizar la labor. Detalla cuánto personal técnico se requiere para ejecutar los servicios en los tiempos determinados y cuantifica el gasto. Al conocer qué tareas precisas se realizarán (limpieza, lubricación, cambio, reposición) es posible asignar un presupuesto a cada ítem.

#6 Comparte la información a todos los involucrados

El equipo de Mantenimiento deberá tener acceso al plan para organizar sus tareas. Para esto es ideal que la información esté disponible y actualizada.

¿Qué indicadores plantear?

Los planes de mantenimiento son herramientas vivas que se deben ir adaptando según el resultado de la ejecución. El objetivo no es dedicar tiempo a tareas innecesarias desperdiciando recursos, sino a aquellas que generen valor y realmente eviten las fallas de los equipos más críticos para la operación de la empresa. Por ello es importante establecer indicadores que te permitan ir evaluando los resultados como:

  • Número de fallas no planificadas

  • Cantidad de horas de tareas no planificadas vs horas totales trabajadas.

  • Disponibilidad del equipo

Un correcto plan de mantenimiento preventivo mostrará:

  • Menores fallas no planificadas

  • Mayor disponibilidad de los equipos

  • Menores tiempos muertos

  • Menores gastos

El plan de Mantenimiento es para ser ejecutado y ese compromiso requiere disciplina. Por eso, el seguimiento es vital.

El adecuado seguimiento del plan y de los KPIs dará indicios de si el plan es adecuado o no para la empresa. Conoce cómo mejorar el seguimiento y control de tu plan de mantenimiento.

Conclusión

Diseñar y ejecutar un plan de mantenimiento es un gran logro ya que permite reducir sobre costos en tiempo y dinero. Existen diferentes tipos de estrategias de mantenimiento planificado que pueden aplicar. Lo importante es tener un plan para cada tipo de equipo. Hacer un análisis costo beneficio te ayudará a elegir la estrategia adecuada. Un plan de mantenimiento implica un registro detallado de tareas, fechas y recursos a emplear. Apóyate en herramientas que te permitan tener la información organizada y accesible para todos los involucrados en la elaboración y ejecución del plan.

Si te gustó el artículo, también te recomendamos leer este que detalla 5 pasos para empezar a mejorar el mantenimiento de tu empresa.

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