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  • Diego Mego

5 recomendaciones para garantizar espacios seguros durante la pandemia


Tras muchos meses de cuarentena dada la pandemia generada por el COVID-19, los negocios en nuestro país y en el mundo están reabriendo sus puertas. Sin embargo, recuperar la confianza de los clientes será un reto clave para que realmente se reactive el consumo y los ingresos de estos negocios. Por ello, la prioridad para todo negocio deberá ser garantizar espacios segurospara sus clientes y colaboradores, y los equipos de mantenimiento tendrán un rol esencial para lograr este objetivo. En este artículo encontrarás 5 recomendaciones para garantizar espacios seguros.

Adapta tus instalaciones para reducir posibles focos de contagio antes de reabrir tus locales

En primer lugar, analiza si los espacios en tus instalaciones cumplen con las nuevas exigencias que promueven el distanciamiento social. ¿Existen en tus procesos puntos de mucha interacción entre personas que puedan convertirse en focos de contagio? Evalúa e implementa cambios en la infraestructura, equipos o mobiliario de tu local que minimicen el contacto y los riesgos de contagio. Por ejemplo, puedes implementar barreras acrílicas en tus counters de atención o revisar que la ventilación y la calidad de aire en tus espacios sea la adecuada. También puedes evaluar implementar filtros HEPA que son altamente efectivos en controlar la propagación de partículas dañinas. (Puedes conocer más sobre cómo los sistemas de ventilación (HVAC) pueden ayudarte a prevenir la transmisión del COVID-19 aquí)

En segundo lugar, tras un tiempo de inactividad, es probable que algunos equipos requieran limpiezas profundas, mantenimientos preventivos o servicios técnicos. Te recomendamos preparar un listado de inspección estándar por equipo. Estos pueden ser completados por tus colaboradores para identificar qué equipos o instalaciones requieren mantenimientos extraordinarios antes de reiniciar las operaciones de cada local. Esto te ayudará a prevenir fallas que puedan generar accidentes o riesgos a la salud de tus clientes o empleados.

En tercer lugar, cerciórate también de cumplir con los nuevos protocolos sanitarios impuestos por tus autoridades. ¿Podrás cumplir con las medidas de bioseguridad y control sanitario para prevenir el COVID-19 en los zonas donde operas? Por ejemplo, si alquilas un local comercial deberás revisar tanto las políticas definidas por tu municipalidad o gobierno regional así como las definidas por tu arrendador ya que pueden diferir en niveles de exigencia, frecuencia o alcance. Ten en cuenta que deberás seguir las más exigentes. Te recomendamos que te apoyes creando un cronograma detallado de las las políticas que debes cumplir por local y por tipo de servicio.

Finalmente, tu reto es aún mayor si requieres reabrir locales en múltiples distritos o provincias ya que esto implica una mayor complejidad y coordinación en simultáneo. Para esto, apóyate en plantillas que puedas delegar en tus administradores locales o regionales. Si gestionas una cadena de locales de retail o restaurantes revisa estas plantillas de pre-apertura que hemos preparado para nuestros clientes. Estos son una base, recuerda adaptarlo acorde a las necesidades de tu rubro y las particularidades de tu empresa.

Garantiza el cumplimiento de tus políticas establecidas y regulación post-apertura

Una vez tus locales estén operando, será importante que sigas las políticas que se definieron. Ten en cuenta que de acuerdo con cómo vaya evolucionando la pandemia, es posible que estas medidas o políticas vayan cambiando y necesitarás adaptarte ágilmente a estos cambios.

También tendrás que controlar constantemente los puntos de riesgos sanitario en todas las instalaciones. Para esto, puedes generar nuevas plantillas para comunicar y supervisar las nuevas normas que tus colaboradores e instalaciones deben cumplir. Ten en cuenta que la la entidad regulatoria local te va a pedir no solo que implementes políticas que protejan la salud de tus clientes y colaboradores -y los capacites en ellas- sino que también demuestres que las estás cumpliendo y auditando constantemente. Nuestro equipo ha desarrollado estas plantillas de seguimiento post-apertura en base a buenas prácticas implementadas en diferentes países que te pueden servir para tener una base sobre la cual trabajar. Recuerda adaptarlo acorde a las necesidades de tu rubro y las normativas de tu país.

Al estandarizar tus procesos de seguimiento post-apertura y alinear a tus colaboradores a estos, le brindarás mayor seguridad a tus clientes e incrementarás su confianza. Además, estos estándares reducirán la variabilidad en tu servicio ya que crearán una experiencia similar en todas las tiendas en las que operas. Así, si un cliente se acerca a una u otra sede sabrá que recibirá los mismos niveles de seguridad de tu parte.

Puedes apoyarte en herramientas tecnológicas como los Sistemas Computarizados de Gestión de Mantenimiento (CMMS, por sus siglas en inglés) que te permitan lanzar de manera rápida y eficiente plantillas con tus protocolos definidos; favorezcan la comunicación y coordinación transversal entre tus colaboradores; te permitan tener visibilidad para monitorear el cumplimiento de tus protocolos de manera remota y tomar acción sobre la base de los reportes diarios que recibas.

Fortalece la relación con tus proveedores

Recuerda que tu operación es parte de una cadena logística y tus proveedores de mantenimiento son también un elemento vital para garantizar el correcto funcionamiento de tu operación. Dada la coyuntura actual, muchas empresas estarán demandando los mismos tipos de servicios o infraestructura para garantizar el distanciamiento social, la seguridad y sanidad de sus locales. Es decir, tendremos una situación de mayor demanda de ciertos servicios, pero no necesariamente la misma cantidad de oferta.

Por ello, te sugerimos trabajar mano a mano con tus proveedores de mantenimiento. ¿Conoces cómo estos meses de inactividad los ha afectado? ¿Cuentan con inventario de repuestos suficiente para atender tus servicios? ¿Atienden las mismas zonas? Escucha a tus proveedores, conoce sus necesidades, y trabaja en conjunto con ellos para encontrar soluciones que beneficien a ambos y te permitan mantener altos niveles de servicio y de seguridad en tus locales. Evalúa implementar tecnologías o procesos que optimicen costos para ambas partes; por ejemplo, procesos de diagnóstico y cotizaciones remotas, o automatizaciones de órdenes compra que te ayuden a reducir cuellos de botellas administrativos y a acelerar los pagos a tus proveedores.

Revisa y redefine la frecuencia de tus planes preventivos

Para mantener los estándares de sanidad y seguridad en tu operación, pregúntate lo siguiente ¿debes mantener las frecuencias preventivas que aplicabas antes de la cuarentena? Te recomendamos que revises nuevamente las frecuencias de tus planes preventivos ya que probablemente debas aumentar la frecuencia de algunos planes como los de limpieza y desinfección. Aprovecha tu análisis para identificar si puedes reducir la frecuencia de mantenimiento para tus equipos con menos horas de uso y generar ahorros adicionales que cubran los mayores gastos de seguridad en los que debes invertir.

Prepárate para posibles procesos de apertura y cierre continuos

Sabemos que las medidas de distanciamiento social han reducido los niveles de contagio y han motivado la reapertura parcial de la economía. Si sólo nos fijamos en lo que está pasando ahora, no nos prepararemos adecuadamente para lo que viene. Nadie sabe con certeza cómo evolucionará el virus; sin embargo, sí sabemos que mientras no exista una vacuna contra él, es probable que veamos nuevas olas de contagio y con ello nuevos cierres temporales de negocios a nivel distrital, local o regional. Si miramos lo que ha pasado en otros países, la reapertura ha llevado a incrementos en contagios lo cual ha causado el endurecimiento en las medidas de distanciamiento y nuevas cuarentenas focalizadas.

Si bien la primera ola de contagio nos tomó por sorpresa, puedes estar preparado para nuevos ciclos de contagio o eventos de cierres intempestivos y reaperturas cíclicas. Para esto, puedes establecer procedimientos estandarizados de cierre y reapertura que puedan ser replicados en las diferentes sedes que gestionas, por cualquier técnico de mantenimiento, gerente de tienda o supervisor regional.

Conclusión

Ante la incertidumbre actual, reactivar los negocios implica generar nuevamente confianza en el consumidor. Para esto, es importante que garantices espacios seguros para tus clientes haciendo revisiones integrales pre-apertura y manteniendo dichos estándares de limpieza, mantenimiento y seguridad de la operación a lo largo del tiempo.

Te recomendamos que estandarices tus protocolos a través de plantillas pre y post-apertura que ayuden a tu equipo a supervisar el cumplimiento de tus estándares y de las normas que establezcan las autoridades locales o regionales. Sugerimos revises y definas las nuevas frecuencias de tus planes preventivos en todos tus locales. Además, es importante que fortalezcas la relación que mantienes con tus proveedores y entiendas sus necesidades para garantizar niveles de servicio y la seguridad en tus locales. Ellos también se han visto afectados por la pandemia. Sin embargo, trabajando juntos todos seremos capaces de salir adelante.

Finalmente te sugerimos apoyarte en herramientas tecnológicas que te permitan agilizar la coordinación y supervisión de los protocolos que hayas definido. El trabajo colaborativo, digital y remoto será crucial durante esta pandemia.

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