¿Cómo organizar la división de mantenimiento de tu empresa?

En este artículo encontrarás algunas reflexiones sobre las funciones del área de mantenimiento, su importancia en la empresa y qué criterios considerar al organizar tu división de mantenimiento.

¿Qué es el mantenimiento y por qué es importante?

El mantenimiento es el conjunto de acciones y cuidados necesarios para que las instalaciones, equipos y maquinarias puedan seguir funcionando adecuadamente y que el paso del tiempo, el uso o el cambio de circunstancias externas no lo afecten. El mantenimiento es una tarea imprescindible para el correcto funcionamiento de cualquier empresa u organización, especialmente de aquellas que dependen de equipamiento o maquinaria para su operación. La importancia reside principalmente en aumentar el ciclo de vida del activo y lograr que un equipo pueda ser utilizado el mayor tiempo posible al menor costo.

¿Cuál es la principal función de un área de mantenimiento?

Su principal función es el conservar las instalaciones y el equipo utilizado en la operación de la empresa con el fin de evitar problemas que pudieran provocar la interrupción de las funciones, y a la vez, hacer que estas se lleven a cabo de una manera más eficiente, corrigiendo fallas en el menor tiempo de atención posible y maximizando los beneficios obtenidos por la inversión de recursos tanto materiales como humanos.

¿Cómo se organiza una división de mantenimiento?

Para organizar tu gestión, equipo o personal de mantenimiento de manera efectiva es importante conocer los roles, funciones y objetivos de tu equipo de trabajo.

Gerente o jefe de mantenimiento: Es el responsable de gestionar el mantenimiento de manera global dentro de la empresa. El gerente tiene la responsabilidad de asegurar el cumplimiento del plan de mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo de todas las instalaciones asegurando el correcto funcionamiento de los equipos, garantizando la continuidad de la operación e intentando conseguir la ausencia de paradas no planificadas. Se encargará de la mejora continua de métodos y procedimientos.
Planner de mantenimiento: El planner de mantenimiento programa los trabajos de mantenimiento. Se encarga de planificar las tareas de mantenimiento preventivas de la organización y determinar la programación de las tareas correctivas; es quien define quién, cómo y cuándo se resuelven las tareas de mantenimiento.
Coordinador o supervisor de mantenimiento: Es el encargado de coordinar y supervisar la ejecución de las tareas de mantenimiento con técnicos o proveedores.
Técnico de mantenimiento: Los técnicos de mantenimiento deben asegurarse de que los equipos utilizados funcionen correctamente y de manera eficiente. Diagnostican y reparan averías. También llevan a cabo revisiones periódicas de mantenimiento.

La comunicación entre el personal del área de mantenimiento es vital para mantener una gestión ágil y eficiente. Mantener la comunicación interna vía correos o mensajes de texto resulta ineficiente. Puedes apoyarte en herramientas tecnológicas para mantener una gestión ordenada de los pendientes del equipo, facilitar el trabajo remoto, evaluar la productividad de tu personal y potenciar los beneficios del trabajo colaborativo digital.

¿Qué tipo de supervisión de mantenimiento puedes tener?

Dependiendo de la estructura de tu empresa puedes organizar tu área de mantenimiento para tener una supervisión centralizada o descentralizada.

Mantenimiento centralizado: Los usuarios solicitan tareas de mantenimiento a un área central de la empresa quien cotiza, costea, planifica, asigna y programa los trabajos de mantenimiento entre un staff de técnicos y proveedores. Esta estructura beneficia a empresas con múltiples ubicaciones y que requieren priorizar los costos. Centralizar los servicios permite hacer una mejor gestión de los gastos de mantenimiento al poder costear los servicios por volumen o analizar qué gastos son aprobados y cuáles no.
Mantenimiento descentralizado: En este caso, cada unidad de negocio, ubicación o área recibe, cotiza, costea, asigna y programa los servicios de mantenimiento que requiere su división. Esta estructura prioriza la agilidad en la atención de los servicios de mantenimiento y puede resultar ventajosa cuando los equipos a mantener son críticos aunque resulta menos costo eficiente.

Por ende, existirá un trade-off entre agilidad y eficiencia que cada organización deberá evaluar al momento de decidir cómo organizar su división. Sin embargo, en ambos casos, contar con un sistema de gestión de mantenimiento que centralice la información será de gran utilidad para minimizar este tradeoff y que la gerencia de mantenimiento pueda tener mayor visibilidad y un mejor control sobre las incidencias de mantenimiento y los costos asociados a su atención.

¿Cómo organizar la ejecución de los servicios de mantenimiento?

Mantenimiento inhouse o interno: El mayor porcentaje de la gestión de mantenimiento se realiza con técnicos que pertenecen a la nómina de la empresa.
Mantenimiento Terciarizado : El mayor porcentaje de la gestión de mantenimiento se realiza con proveedores terceros.

Para decidir si terciarizar los servicios o mantener personal propio recomendamos evaluar los siguientes criterios:

Volumen de equipos y diversidad: ¿Cuántos equipos debes mantener? No es lo mismo mantener equipos del mismo modelo, que un equipos de múltiples marcas, tamaños y características.
Dispersos o centralizados: Tampoco es igual gestionar equipos en una única ubicación que mantener equipos dispersos en diferentes distritos, ciudades o sucursales en todo el país. En estos casos, un proveedor de mantenimiento podría ofrecer mejores tarifas ya que puede generar economías a escala por atender un mayor volumen de servicios en una misma ubicación u optimizar mejor sus tiempos de atención.
Criticidad de los equipos para tu operación: ¿Puede tu operación sostener una parada del equipo? Si cada hora parada implica un costo alto para tu operación, es recomendable mantener personal en campo para resolver estas fallas en el menor tiempo posible.
Complejidad del mantenimiento: Si se requiere alta especialización y actualización constante de los técnicos entonces puede resultar mejor recurrir al servicio de un tercero.

Subcontratar a proveedores de mantenimiento no tiene que significar perder control sobre el mantenimiento de tus equipos, ya que puedes mantener una comunicación constante con el proveedor a través de un adecuado sistema de gestión de mantenimiento que te permita gestionar los servicios con personal externo. Utilizando un CMMS para el mantenimiento terciarizado o un software de mantenimiento colaborativo te permitirá tener visibilidad sobre las cotizaciones que has solicitado, los servicios de mantenimiento asignados a cada proveedor, el avance y cierre de pendientes y el performance histórico en costos y tiempos con el que podrás retroalimentar a tus proveedores para mejorar su servicio.

Conclusión

Así como para un cuerpo humano los exámenes periódicos son esenciales, el mantenimiento regular a tus equipos es esencial para mantener su operatividad, confiabilidad y para prolongar su vida útil de los activos de una organización. Las áreas de mantenimiento tienen como principal función garantizar la continuidad de la operación, minimizar las fallas, el tiempo y costo asociado a sus reparaciones e incrementar la vida útil de los activos de la organización. Para esto, la comunicación entre el personal del área de mantenimiento, el personal de la operación y proveedores de mantenimiento es vital para mantener una gestión ágil y eficiente. Podrás implementar una gestión de mantenimiento centralizada o descentralizada, in-house, mixta o terciarizada. En todos los casos, implementar un sistema de gestión de mantenimiento que centralice la información será de gran utilidad para incrementar tu visibilidad sobre los servicios de la empresa, agilizar los flujos de comunicación internos y externos y tener data sobre la cual tomar mejores decisiones para la generación de eficiencias en tu empresa.