Toda empresa que busca mejorar la gestión de mantenimiento de sus equipos, debería tener un inventario completo de estos. Sin embargo, la gran mayoría no dispone de uno detallado que le permita visualizar el estado real de sus equipos. En el mejor de los casos se tiene un inventario contable, pero este no conversa con el inventario operativo y muchas veces no se encuentra actualizado.
¿Por qué?
Toma tiempo construir un inventario operativo y el día a día muchas veces no permite hacer una pausa.
Tercerizar el servicio resulta costoso.
Una vez que se cuenta con uno, ¡hay que mantenerlo actualizado! La operación no para. Se compran nuevos equipos, se dan de baja otros, algunos se trasladan de un lugar a otro. ¡Se pierden!
Si los procesos de movimiento de equipos no son claros, la base quedará desactualizada.
Si la base de datos se administra en Excel, estará sujeta a errores manuales y al riesgo de que se pierda la información.
¿Por qué es importante empezar a construir un inventario de equipos actualizado?
Los equipos representan dinero que la empresa tiene invertido.
La información organizada de estos bienes es crítica para que puedan ser gestionados.
El inventario aclara la cantidad y el estado de los bienes y anticipa necesidades de cambios, reposición o nuevas compras.
Permite identificar bienes sustraídos o perdidos y tomar acción.
Cuando la empresa invierte en bienes espera que se mantengan útiles por un periodo determinado. Tener un inventario detallado de activos te ayuda a hacer un buen plan de mantenimiento y, por ende, garantizar la continuidad de su uso.
Finalmente, te ayuda a llevar un mejor seguimiento y control de las tareas de mantenimiento de estos equipos y controlar los gastos asociados.
¿Cómo empezar a ordenar el inventario de equipos e instalaciones?
Puedes empezar así:
Haz un recorrido de tus instalaciones, identifica qué equipos tienen y organízalos según una estructura lógica. Por ejemplo, ubicación, clases, grupos de equipo.
Identifica qué equipos son críticos para tu organización y elige un grupo de Equipos en el cual enfocarte.
Para este grupo de equipos identifica qué características son importantes y realiza un listado más detallado de estas:
Marca/ Modelo/ Número de serie
Código (si tuviese)
Estado del bien
Responsable del equipo
Ubicación
Fecha de compra
Valor de compra
Vida útil
Genera plantillas estándares que pueden ser llenadas en papel o a través de medios digitales.
Descentraliza la recopilación de equipos asignando un responsable para cada lugar donde realizarás una toma de inventario.
Consolida la información a un excel. Ten en cuenta que realizar la toma desde medios digitales te ayuda en el proceso de consolidación.
Homologa los nombres de los equipos y de sus características de tal manera que después puedas usar la data para análisis.
Repite el proceso con el siguiente grupo de equipos que consideres relevante para la operación de tu empresa.
Asígnale una prioridad A-B-C a cada grupo de equipo.
Codifícalos. Revisa cómo están organizados los equipos y asígnale un código alfanumérico. Coloca el código en un lugar visible del equipo para que pueda ser identificado por el personal de mantenimiento y por los que utilizan el equipo.
¿Cómo mantener el inventario de activos actualizado?
Establece procesos para el registro de nuevos equipos
Establece procesos para el registro del movimiento o traslado de equipos dentro de la organización o a almacenes de terceros.
Asigna un responsable al Maestro de Activos.
Programa revisiones regulares por tipo de equipos de modo que cuando se efectúe alguna auditoria , la base se encuentre ordenada.
¿Cómo simplificar el inventario y administración de los activos?
Apóyate en un sistema para la gestión de activos y mantenimiento. Un sistema móvil puede ser de utilidad ya que:
Las plantillas o fichas de los activos están estandarizadas.
La información es accesible en línea desde cualquier lugar, por lo que se encuentra al alcance de todos los involucrados en la gestión
Puedes descentralizar la administración de equipos entre los miembros de tu organización ya sea para hacer el primer inventario, registrar un nuevo equipo, registrar un traslado o modificar una característica.
Puedes consolidar la información en tiempo real.
Conclusión
Saber de qué equipos dispone la empresa y construir un inventario básico de los activos es el primer paso para mejorar la gestión de mantenimiento en una empresa. Apóyate en herramientas tecnológicas para administrar mejor tus activos, hacer una mejor planificación y seguimiento de tus pendientes y posicionar a la división de Mantenimiento de manera estratégica dentro de la organización. El área de mantenimiento no debe ser vista como un área de gasto, sino como una que optimiza la vida útil de los activos.