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  • Diego Mego

¿Qué es un CMMS? Todo lo que necesitas saber


¿CMMS o GMAO? ¿Lo escuchaste antes? Un CMMS es un sistema computarizado para la gestión de mantenimiento de empresas. Sus siglas en inglés significan Computarized Maintenance Management System y está diseñado para llevar un mejor control sobre activos que gestionas y así generar eficiencias, productividad y ahorro en el mantenimiento. En este artículo te explicaremos mejor sobre qué es, cómo funciona, qué beneficios genera, quiénes lo pueden usar y mucho más.

¿Te has preguntado qué es un CMMS o un software de mantenimiento?

Un CMMS o GMAO es un sistema que te ayuda a simplificar, automatizar y agilizar los procesos en el área del mantenimiento.

Es un sistema que centraliza toda la información sobre tus activos y procesos relacionados al mantenimiento de estos dentro de un repositorio digital. Tener información centralizada favorece la visibilidad, trazabilidad y orden para todas las partes involucradas en la gestión de mantenimiento aumentando la productividad del personal y agilizando tiempos de atención. Además, un CMMS permitirá a tu equipo tomar decisiones basadas en data para una gestión más eficiente.

Las plataformas de gestión de mantenimiento pueden ser utilizadas por cualquier empresa u organización que busque gestionar el mantenimiento de equipos, activos y propiedades.

¿Qué significa CMMS y de qué otra forma se le conoce?

Sabemos que puede ser complicado entender el significado de algunas siglas cuando hablamos de sistemas de gestión de mantenimiento o activos. Por ello, te dejamos esta breve lista para que aclares tus dudas:

  • CMMS: Computarized Maintenance Management System, que en español significa Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado.

  • GMAO: Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador.

  • EAM: Enterprise Asset Management, que en español significa Gestión de Activos Empresariales. Este último, tiene funcionalidades similares a los de un CMMS; sin embargo, adiciona funcionalidades especificas para la gestión de todo el ciclo de vida del activo.

¿Qué hace un CMMS?

Un CMMS es un sistema que centraliza toda la información de mantenimiento de activos de tu empresa. Te permite gestionar de manera digital las solicitudes de mantenimiento y órdenes de trabajo con técnicos y proveedores, maximizar la vida útil de tus activos y gestionar almacenes de repuestos. Además, te permite gestionar indicadores clave de desempeño que te ayudan a tomar decisiones que optimicen tu gestión.

Por ejemplo, con un CMMS podrás, registrar una incidencia o crear órdenes de trabajo de manera automática en base a tus planes de mantenimiento. Luego, asignar trabajos a proveedores o técnicos internos o externos. Podrás monitorear el estado de tus pendientes y visualizar el historial de trabajos correctivos o preventivos de los activos que gestionas desde cualquier lugar. Asimismo, podrás analizar métricas sobre el rendimiento de tus activos, el desempeño de tus técnicos y proveedores para reducir pendientes, fallas y tiempos de atención. Finalmente, con esta información podrás tomar decisiones basadas en data y optimizar tu gestión de mantenimiento.

¿Cuáles son las principales funcionalidades que tiene un CMMS?

Un CMMS debe disponer, como mínimo, de las siguientes funcionalidades:

  • Gestión de órdenes de trabajo con técnicos y proveedores: Permitir el registro de incidencias, correctivos, preventivos e inspecciones.

  • Planificación y programación del mantenimientos preventivo: Generación automática de órdenes de trabajo de acuerdo a un plan de mantenimiento.

  • Gestión de proveedores de mantenimiento: Solicitud y aprobación de cotizaciones, administración de trabajos con proveedores, y carga de sustento de trabajo realizado por terceros.

  • Gestión de activos: Gestión de toda la información relacionada al ciclo de vida del activo, movimiento de equipos entre ubicaciones, historial de mantenimiento, documentos, partes y repuestos por equipo.

  • Gestión de inventario y repuesto: Registro de partes en almacenes, gestión de inventarios y asignación de repuestos en órdenes de trabajo.

  • Indicadores de gestión: Backlog de pendientes, tiempo medio entre fallas, tiempo medio de atención, disponibilidad.

¿Quién es el responsable del éxito de un CMMS en una organización?

El éxito de la implementación de un CMMS depende de que exista un líder en el equipo de mantenimiento que promueva la adopción y uso de este. El liderazgo suele recaer en el Gerente de Mantenimiento de la organización, quien debe velar por minimizar las fallas no planificadas de los equipos que impacten la operación; reducir tiempos de reparación y controlar los gastos de mantenimiento. El líder deberá trabajar en alinear incentivos, procesos, tecnología y personas para garantizar el éxito de la implementación del CMMS. Una implementación exitosa facilitará el cumplimiento de los objetivos del área.

¿Qué tipo de industrias utilizan los CMMS?

Un CMMS se puede implementar en cualquier tipo de industria donde se gestionen equipos e instalaciones, y se busque mejorar los procesos de mantenimiento con técnicos o proveedores. Por ejemplo:

  • Empresas de manufactura: Estas empresas se dedican a la transformación de materia prima para la producción de bienes y gestionan el mantenimiento de equipos productivos. (Ej: Plantas industriales).

  • Empresas comerciales: Gestionan el mantenimiento de sus instalaciones y equipos de soporte como aires acondicionados, equipos médicos, equipos de refrigeración. (Ej: supermercados, hospitales, almacenes, colegios, hoteles).

  • Empresas inmobiliarias: Gestionan el mantenimiento de edificios comerciales, oficinas o residenciales.

  • Empresas de transporte y construcción: Gestionan el mantenimiento de flotas de vehículos, o maquinaria pesada.

  • Empresas proveedoras de servicios de mantenimiento: Estas empresas se dedican a gestionar el mantenimiento de equipos o infraestructura de terceros. Sus clientes son los dueños de los activos/infraestructura y les tercerizan los trabajos para garantizar la continuidad de la operación.

¿Qué tamaño de empresa usa un CMMS?

Un CMMS puede ser implementado en empresas de cualquier tamaño y cualquier tipo de industria. Sin embargo, beneficiará más a aquellas empresas que gestionen un mayor volumen de activos físicos.

Muchas empresas u organizaciones siguen manejando sus activos a través de papeles y hojas de cálculo (MS Excel, Google Sheets, etc). A medida que crece la organización, y el volumen de activos aumenta en número o valor, la gestión de mantenimiento se vuelve más compleja, desordenada y poco transparente. En estos casos, la implementación de un CMMS se vuelve la opción más adecuada en el cuidado de sus activos físicos y su gestión de mantenimiento.

Tipos de CMMS

Existe dos tipos de CMMS: On-premise y Cloud-Based

¿Cuál es mejor para mi empresa? Ambas categorías cumplen con un mismo objetivo: apoyarte con la gestión de mantenimiento. Sin embargo, te ofrecen beneficios distintos. En esta sección te explicamos un poco más sobre los software On-premise y Cloud para que puedas tomar una decisión más objetiva de acuerdo a tus necesidades y metas de adopción. Así evitarás sorpresas que te puedan generar mayores gastos.

Un CMMS On-premise es un sistema que se encuentra instalado en un servidor y red interna/privada de la empresa. En este caso, el entorno e infraestructura tecnológica es controlado y mantenido por el equipo de TI interno de la empresa. Es decir, tu equipo de TI será el encargado de mantener la disponibilidad del software, realizar las actualizaciones y parches necesarios, y mantener la seguridad de la red y de la información. Este tipo de CMMS normalmente solo puede ser accedido si te encuentras en la misma “red privada” en la que se encuentra instalado el software. Ten en cuenta que existen CMMS en el mercado que pueden ser instalados en una “nube privada” (private-cloud). Sin embargo, estos sistemas caen dentro de la categoría “On-premise”. Esto debido a que el área de TI interna de la compañía continua siendo responsable de la infraestructura tecnológica y seguridad de la red en la que se encuentra instalado el software, y de todas las actualizaciones necesarias.

Los CMMS Cloud (Cloud-based SaaS), se refieren mayormente a CMMS instalados en servidores externos a tu compañía (“en la nube”). El software, sus actualizaciones, y los servidores son gestionados por un proveedor que te da acceso a estos bajo la modalidad “Software como servicio” o, por sus siglas en inglés, “Software As a Service” (SaaS). Este es un método de concesión de licencias y distribución de software mediante una suscripción (mensual o anual). Esta opción reduce la complejidad y mantenimiento de los CMMS ya que no requiere ninguna instalación compleja, ni mantenimiento por parte de tu equipo de TI interno. Te permite empezar a usar el CMMS inmediatamente sin inversiones costosas en infraestructura tecnológica. Además, te permite acceder a tus datos a través de cualquier conexión de internet. Esto te facilitará el acceso y actualización de tus datos desde cualquier dispositivo web o móvil.

Conclusión

Un CMMS es un software cuyo objetivo es ayudar a simplificar, automatizar y agilizar los procesos en el área de mantenimiento dentro de tu empresa. Estos sistemas centralizan la información y te ayudarán en la toma de decisiones basadas en data para mejorar tu gestión de mantenimiento.

Los CMMS puede ser utilizado por cualquier negocio que busque gestionar el mantenimiento de sus locales y equipos. Sin embargo, brindará los mayores beneficios a empresas con un mayor volumen de activos e inventarios.

Al seleccionar un CMMS verifica que tenga las funcionalidades necesarias que requiere tu empresa u organización. También, asegúrate de tener en cuenta los pros y contra de las opciones On-Premise y Cloud, ya que tomar una buena elección te ayudará a evitar sorpresas a futuro que te generen sobrecostos o no se adapten a tus requerimientos.

Si tu empresa u organización busca llevar su mantenimiento de una manera segura, sencilla y rápida, te recomendamos apoyarte en un CMMS.

¿Qué esperas para implementar un CMMS en tu organización?

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